Comment SAP S/4HANA améliore la santé financière de l'hôpital AZ Delta

Comment gérer et pérenniser un groupe hospitalier de 4 000 employés qui assure 650 000 consultations et 50 000 interventions chirurgicales par an, le tout avec des budgets serrés ? En travaillant de manière superefficace et en restant financièrement sain ! Mais lorsque vous jonglez avec une pléthore de systèmes informatiques et que les données sont éparpillées dans toute l'organisation, cela peut être un véritable défi.

Manque de cohérence des données

« Être un hôpital financièrement sain est l'un de nos objectifs stratégiques à AZ Delta », déclare Rebecca Puissant, directrice financière d'AZ Delta. « Pour renforcer le contrôle et la transparence, nous avions besoin d'une source de données unique et fiable qui nous permette d'accéder à des données cohérentes en temps réel. »

AZ Delta a décidé d'intégrer les processus et les données en adoptant un système d'information et de gestion unique pour tous ses processus de back-office : SAP S/4HANA. Le déménagement de l'hôpital vers un campus principal flambant neuf à Roulers a renforcé la décision de mettre en œuvre SAP, explique Rebecca : « Le déménagement vers le nouveau bâtiment nous a obligés à apporter des ajustements à nos progiciels et systèmes informatiques existants. Il était logique de passer à SAP avant de le faire – même s'il a été difficile, bien sûr, de combiner le déménagement vers un nouveau bâtiment et vers une nouvelle plate-forme ERP - en pleine pandémie de corona même. »

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L'intégration pour accélérer la facturation

AZ Delta a choisi une mise en œuvre progressive pour faciliter la transition, en commençant par plusieurs fonctionnalités liées aux achats et à l'entrepôt. Dans la phase 2, début 2021, la comptabilité et les comptes clients ont été mis en service, ainsi que les interfaces et les intégrations avec des systèmes informatiques spécifiques.

Lander Vanmeenen, responsable financier du projet AZ Delta chez delaware, illustre comment l'intégration des données accélère désormais la facturation chez AZ Delta : « La facturation des hôpitaux est un processus exceptionnellement complexe. La facture du patient, par exemple, est très détaillée, car elle répertorie chaque médicament, traitement, repas et service fourni. En outre, les coûts des soins de santé sont partagés entre le patient et la caisse d'assurance maladie. Cela signifie que les hôpitaux facturent également les caisses d'assurance maladie. AZ Delta utilise des systèmes dédiés pour la facturation aux deux parties, mais ceux-ci sont désormais intégrés de manière transparente dans SAP S/4HANA. Cela signifie que toutes les données des factures sortantes sont agrégées et centralisées, tout comme les détails des factures entrantes. »

Approbations automatiques

« SAP S/4HANA fait automatiquement correspondre les paiements entrants et les factures ouvertes et assure le suivi des paiements. À l'avenir, il enverra même des rappels pour les factures ouvertes », poursuit Lander. « En outre, toutes les factures d'achat sont facilement numérisées, vérifiées, comptabilisées et payées automatiquement. Si le système ERP repère des anomalies, que ce soit dans les factures entrantes ou dans les paiements, il en informe l'équipe comptable. »

Rik Vanhaelemeesch, responsable des finances, confirme que l'intégration entraîne des gains d'efficacité importants. « De plus, elle nous a permis d'introduire le principe du contrôle à quatre yeux, c'est-à-dire que chaque bon de commande doit être approuvé par au moins deux personnes. Comme SAP S/4HANA automatise le flux d'approbation, nous gagnons du temps et réduisons les coûts tout en améliorant le contrôle des risques. »

Transparence, rapports et conformité

Le passage au nouveau système ERP à l'échelle de l'hôpital garantit également une plus grande transparence des processus financiers. « La centralisation des données rend les inefficacités plus visibles, tant pour l'équipe financière que pour les responsables du budget dans chaque service », explique Wim Vermeire, expert du secteur de la santé et chef de projet chez delaware. « Comme les départements ont désormais accès à une source commune de données et de résultats fiables en temps réel, ils peuvent facilement repérer les zones de mauvaise performance et identifier les opportunités de réduction des coûts. La prise de conscience des coûts a considérablement augmenté depuis que SAP est opérationnel. »

Enfin, AZ Delta estime que SAP S/4HANA améliorera considérablement le reporting financier, puisque l'équipe financière sera en mesure de rendre compte d'un éventail beaucoup plus large d'indicateurs clés de performance financière, tant à la direction de l'hôpital qu'aux autorités.

Préparer l'avenir de l'organisation

« Plus nos processus de back-office sont intégrés et nos données centralisées, mieux nous pouvons gérer, contrôler et améliorer notre santé financière. Bien sûr, l'ERP est une histoire sans fin et nous avons plein de projets pour étendre encore le système. Pourtant, aujourd'hui, nous pouvons déjà dire à l'unanimité que SAP nous a vraiment aidés à faire passer les opérations financières à la vitesse supérieure et à préparer l'avenir de notre organisation », conclut Rebecca.